Football Canada Politique de confidentialité

Contexte

Football Canada, l’organisme national de régie du football amateur au Canada offre ses services à ses membres et au public.

La mission de Football Canada est d’initier, de réglementer et de gérer des programmes, des services et des activités qui encouragent la participation et l’excellente au football amateur canadien par l’entremise de ses membres.

Objectif de la politique de confidentialité

Football Canada reconnaît l’importance du maintien de l’exactitude, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels et s’engage à ce maintien.

Découlant de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada et conformément aux exigences de cette loi, Football Canada a élaboré cette politique de confidentialité qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2004.

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques limite la cueillette, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels.

Loi visant à faciliter et à promouvoir le commerce électronique en protégeant les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués dans certaines circonstances, en prévoyant l’utilisation de moyens électroniques pour communiquer ou enregistrer de l’information et des transactions et en modifiant la Loi sur la preuve au Canada, la Loi sur les textes réglementaires et la Loi sur la révision des lois.

Cette politique de confidentialité décrit la façon par laquelle Football Canada adhérera aux exigences législatives pertinentes en matière de confidentialité, se référant aux 10 principes de l’Association canadienne de normalisation (CSA).

Renseignements personnels

Les renseignements personnels se définissent comme des renseignements à propos d’une personne identifiable. Les renseignements personnels comprennent ce qui est lié aux caractéristiques personnelles (p. ex., l’âge, le sexe, l’adresse du domicile, le numéro de téléphone, l’origine ethnique), à la santé (p. ex., historique médical, état de santé), ou aux activités et points de vue (p. ex., religion, politique, opinions ou évaluations). Les renseignements personnels ne comprennent pas les renseignements d’affaires (p. ex., adresse d’affaire, numéro de téléphone d’affaires).

Portée

La politique de confidentialité de Football Canada établit les principes et les pratiques au sujet de la protection des renseignements privés recueillis, utilisés ou divulgués. Chaque association provinciale et affiliée est responsable d’adopter une politique similaire et de l’adapter aux exigences provinciales régionales ou locales, comme il convient.

Principes

RESPONSABILITÉ

Football Canada est responsable des renseignements personnels sous son contrôle. De plus, tous les employés et bénévoles de Football Canada qui recueillent, maintiennent et/ou utilisent des renseignements personnels sont responsables de s’assurer que la cueillette, l’utilisation et la divulgation de ces renseignements sont faites conformément à cette politique et aux procédures pertinentes.

DÉTERMINATION DES FINS

Les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis seront identifiées par Football Canada au moment de recueillir ces renseignements ou avant.

  1. Football Canada recueillera seulement les renseignements pertinents à ses programmes et services de football.
  2. Les politiques et procédures de confidentialité devront être facilement accessibles et disponibles.
  3. L’accès au processus de contestation au sujet de la conformité et/ou à l’adhérence à la LPRPDE devrait être facilement disponible.
TYPE DE RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS

Football Canada recueille des renseignements personnels auprès de parties intéressées, habituellement ses membres actuels ou potentiels, les entraîneurs, officielles, participants, administrateurs, bénévoles, entrepreneurs et fournisseurs directement pour les fins d’exécuter la programmation de football. Ces renseignements peuvent être obtenus en personne, par la poste, par téléphone/télécopieur ou par des voix électroniques sur le site Web de Football Canada. Les personnes fournissent les renseignements nécessaires, tels que demandé, basé sur leur besoin personnel. Ces renseignements peuvent comprendre, sans s’y limiter :

  1. Noms, adresses, numéros de téléphone et de télécopieur et courriels recueillis afin de faciliter la communication aux membres relativement aux événements, programmes et activités à venir de Football Canada.
  2. Nom, adresses et courriels fournis volontairement par une personne qui a accès aux zones protégées du site www.footballcanada.com.
  3. Renseignements liés aux athlètes :
    • a) Noms, adresses, numéros de téléphone et de télécopieur, courriels, dates de naissance et renseignements historiques (biographie et statistiques de l’athlète) des joueurs pouvant être recueillis afin de déterminer l’éligibilité, les renseignements géographiques, la division (groupe d’âge), le niveau de jeu et les transferts, conformément aux règlements de Football Canada.
    • b) Renseignements concernant le niveau d’habiletés et de développement d’une personne et commentaires sur les programmes pouvant être recueillis pour garantir le succès présent et futur du programme.
    • c) Renseignements médicaux personnels, notamment les numéros de carte d’assurance-maladie provincial, les allergies, les contacts en cas d’urgence et l’historique médical pour une utilisation en cas d’urgence médicale.
    • d) Le poids, l’indice de masse corporelle et le pourcentage de gras afin de surveiller la réaction physique à l’entraînement et pour maintenir un poids approprié pour la compétition.
    • e) Les renseignements sur l’athlète comprennent sa taille, son poids, la grandeur de l’uniforme et des chaussures, les commentaires des entraîneurs et préparateurs physiques, les résultats de performance pour les formulaires d’inscription de l’athlète, uniforme agencé, relations avec les médias et diverses composantes de la sélection de l’athlète et de l’équipe.
    • f) Allées et venues de l’athlète notamment son sport/discipline, les heures et lieux d’entraînement, les dates et lieux des camps d’entraînement, les plans de déplacement, l’horaire de compétition et le handicap, le cas échéant, les demandes du Centre canadien d’éthique dans le sport aux fins de tests antidopage hors des compétitions.
    • g) Coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence, notamment les noms, adresses, numéros de téléphone et courriels des parents du joueur et renseignements liés au niveau d’éducation, au niveau d’habiletés, la capacité et la santé peuvent être recueillis pour garantir la conformité aux règlements de résidence de Football Canada assurant que les activités se déroulent dans un environnement sûr.
  1. Les noms, adresses, numéros de téléphone et de télécopieur, les courriels des officiels, entraîneurs et administrateurs peuvent être recueillis pour déterminer le lieu géographique, la division de participation et le niveau de certification et de qualification d’entraîneurs qui respectent les règlements de Football Canada.
  2. Les numéros de passeport et les numéros Aéroplan/grand voyageur aux fins d’organisation des déplacements.
  3. Renseignements de marketing, notamment des données démographiques et sur les attitudes de membres individuels afin de déterminer la structure démographique des membres et les désirs et besoins des programmes.
  4. Les renseignements personnels recueillis aux fins des inscriptions au football peuvent être utilisés à des fins de recherche propre au football, notamment, mais sans s’y limiter à la recherche démographique au football.
  5. Les données de performances, habituelles au football peuvent être recueillies aux fins de promouvoir la personne et le match/compétition.
  6. Les noms, adresses, numéros de téléphone et de télécopieur et courriels aux fins de fournir une couverture d’assurance, gérer les réclamations d’assurance et de mener des enquêtes d’assurance.
  7. Les renseignements personnels (comme les renseignements sur les cartes de crédit) qui sont requis pour entreprendre la fourniture de services ou de produits et le paiement pour ces services ou produits qu’une personne a demandé, conformément aux exigences de la loi et des règlements dans le cadre de transactions commerciales normales et la tenue de dossiers.
  8. Les renseignements nécessaires requis pour fournir, administrer et gérer le service, le programme ou le produit demandé et au besoin, pour fournir des renseignements à des fournisseurs tiers (p. ex., Human Kinetics Publishing), intégralement aux produits et services de Football Canada.
  9. Les renseignements bancaires, les numéros d’assurance sociale, les vérifications de dossier criminel, les renseignements de référence personnelle et les c.v. requis pour administrer la politique d’embauche de Football Canada et la paie.
  10. Appels et contestations aux règlements ainsi que les renseignements recueillis pour défendre Football Canada contre des poursuites en justice contre Football Canada.
  11. Si une fin n’a pas été identifiée aux présentes et qu’un consentement n’a pas été accordé pour une telle fin, Football Canada cherchera à obtenir le consentement des personnes. Ce consentement devra être documenté, à savoir le moment où il a été reçu et comment.
 CONSENTEMENT

La connaissance et le consentement d’une personne sont nécessaires avant la cueillette, l’utilisation et la divulgation de ses renseignements personnels.

Football Canada utilisera les renseignements personnels seulement pour des usages spécifiés. En consentant de fournir des renseignements à Football Canada, la personne est jugée consentante à l’utilisation des renseignements aux fins de la programmation de football et à la divulgation de ces renseignements à d’autres organisations associées aux mêmes fins.

En plus d’utiliser les renseignements personnels aux fins de la programmation de football, Football Canada peut utiliser les renseignements personnels pour produire des occasions promotionnelles ou pour des communications propres au football et pour des mises à jour sur l’association. Football Canada devra offrir une occasion pour que le membre consente à ces occasions durant le processus d’inscription.

Football Canada croit que les dossiers, l’historique et les formulaires médicaux de la personne peuvent être utiles dans une situation d’urgence et ainsi donc, Football Canada peut les demander et considérer la réception de ces renseignements comme un consentement en vue de son utilisation subséquente en cas d’une situation médicale d’urgence.

Les personnes peuvent décliner que leurs renseignements personnels soient recueillis, utilisés ou divulgués à certaines fins. Si à un moment les personnes désirent retirer leur consentement, ils peuvent le faire en contactant l’agent(e) de la protection de la vie privée. Celui-ci ou celle-ci expliquera l’incidence du retrait sur tout service offert par Football Canada.

Puisque le football est par sa nature un sport de contact et que les blessures font partie du jeu jusqu’à un certain point, Football Canada se réserve le droit de refuser la participation pour la sécurité et le bien-être de la personne et pour l’intérêt public s’il est demandé que les renseignements personnels nécessaires ne sont pas divulgués.

Football Canada peut recueillir des renseignements personnels sans consentement là où cela est raisonnable et permis par la loi.

LIMITE DE LA CUEILLETTE

La cueillette de renseignements personnels sera limitée à ce qui est nécessaire aux fins identifies par l’organisation.

  1. Tous les renseignements devront être recueillis de façon juste et légale.
  2. Tous les documents recueillant les renseignements personnels devront contenir un énoncé sur la cueillette, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels, par exemple :
LA CUEILLETTE, L’UTILISATION ET LA DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Football Canada recueille, utilise et divulgue seulement les renseignements personnels de personnes tel que requis dans l’objectif de fournir des services ou des renseignements à ces personnes, gérer des bases de donner, mener de la recherche et à d’autres fins du genre, tel que décrit dans la politique de confidentialité de Football Canada.

Football Canada ne vend pas, ne fait pas de commerce, ne troque pas et n’échange pas de renseignements personnels obtenus en contrepartie. La cueillette, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels par Football Canada devront être faites conformément à sa politique de confidentialité, dont la copie est disponible au www.footballcanada.com.

  1. Football Canada n’utilisera aucune forme de tromperie pour obtenir des renseignements personnels de ses membres.
  2. Football Canada devra aviser les candidats potentiels à l’inscription par ses membres ou par référence à notre site Web au www.footballcanada.com, des fins de la cueillette de données requise au moment de l’inscription.
  3. Football Canada devra garantir que tous les cueilleurs de renseignements personnels sont familiers avec l’utilisation potentielle de données personnelles.
  4. Toutes les données personnelles cueillies par Football Canada seront maintenues par Football Canada.
  5. Football Canada devra demander la permission individuelle pour l’utilisation de toute donnée personnelle recueillie qui est extérieure à ce qui a été identifié ci-dessus à moins que cela ait été autorisé par la loi.
LIMITE D’UTILISATION, DE DIVULGATION ET DE RÉTENTION

Les renseignements personnels ne devront pas être utilisés ni divulgués à des fins autres que celles pourquoi ils ont été recueillis, à moins d’obtenir le consentement de la personne ou si cela est requis par la loi.

  1. Football Canada limitera l’utilisation des renseignements personnels recueillis aux fins identifies dans cette Politique, à l’exception de cas ou le consentement de la personne a été obtenu en vertu de la loi.
  2. Football Canada gardera les renseignements personnels de façon compatibles avec ses autres exigences statutaires et légales. Football Canada ne gardera les renseignements personnels qu’aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire pour respecter ces exigences.
  3. Les données d’inscription et les renseignements de l’athlète seront gardés pour une période de trois (3) ans après qu’une personne ait quitté un programme de Football Canada, dans les cas où cette personne choisit de revenir au sein du programme.
  4. Les renseignements parentaux/familiaux seront gardés pour une période de trois (3) ans après qu’une personne ait quitté un programme de Football Canada, dans les cas où cette personne choisit de revenir au sein du programme.
  5. Les renseignements recueillis par les entraîneurs seront gardés pour une période de trois (3) ans après qu’une personne ait quitté un programme de Football Canada, dans les cas où cette personne choisit de revenir au sein du programme.
  6. Les renseignements sur les employés seront gardés pour une période de sept (7) en conformément aux exigences de l’Agence du revenu du Canada.
  7. Les renseignements médicaux personnels devront immédiatement être détruits quand une personne choisit de quitter un programme de Football Canada.
  8. Les renseignements liés aux infractions devront être gardés pendant une période de quatre (4) ans dans les cas où la personne choisit de revenir au sein du programme.
  9. Les renseignements de marketing devront être immédiatement détruits une fois compilés et que l’analyse est faite sur les données recueillies.
  10. Football Canada compte sur plusieurs affiliés qui offrent des programmes de football sous l’égide de Football Canada. Football Canada peut partager des renseignements personnels avec ces associations et ces ligues afin de faciliter la programmation de football et garantir la conformité avec les règlements.
  11. Football Canada peut de temps à autre obtenir les services de fournisseurs tiers afin de fournir des programmes de football et des services techniques et de soutien. Avant d’obtenir les services de ces firmes, Football Canada devra garantir que le traitement des renseignements personnels est compatible à la politique de confidentialité de Football Canada.
  12. Football Canada peut divulguer à une instance gouvernementale possédant une compétence légale d’obtenir l’information ou là où Football Canada possède des motifs valables de croire que l’information pourrait être utile dans une enquête sur une activité illégale ou pour se conformer à une assignation à témoigner ou à un mandate ou à un ordre de la cour ou autrement selon ce qui est permis par la loi en vigueur.
  13. Football Canada peut à un moment être impliqué dans la fusion, le transfert ou la réorganisation de ses activités. Football Canada peut divulguer des renseignements personnels à l’autre partie dans une telle transaction. Football Canada devra garantir que le traitement de renseignements personnels demeure compatible avec la politique de confidentialité de Football Canada.
  14. Football Canada peut à sa discrétion diffuser les renseignements personnels aux fins de recueillir les montants en créance qui peuvent être payables à Football Canada.
  15. Football Canada ne devra pas vendre, faire du commerce, troquer ou échanger en contrepartie tout renseignement personnel obtenu.
  16. Les documents devront être détruits par déchiquetage. Les fichiers électroniques devront être entièrement effacés. Football Canada devra aussi s’assurer que le disque dur est physiquement détruit si le matériel devait être jeté aux rebuts.
EXACTITUDE

Les renseignements personnels devront être exacts, complets et à jour aux fins pour lesquels ils seront utilisés

  1. Football Canada devra déployer tous les efforts pour garantir que tous les renseignements personnels confiés sont maintenus avec exactitude.
  2. Football Canada devra considérer les intérêts des personnes dans la prise de décisions, garantissant que les décisions ne sont pas basées sur des renseignements personnels sans fondement.
  3. Football Canada devra mettre à jour les renseignements sur avis.
MESURES DE PROTECTION

Les mesures de protection de la sécurité au niveau de la sensibilité des renseignements devront protéger les renseignements personnels.

  1. Les employés de Football Canada devront traiter tous les renseignements personnels avec confidentialité.
  2. Football Canada maintiendra des mesures de protection raisonnablement disponibles qui se conforment à tous égards aux normes de l’industrie pour garder les renseignements personnels contre un accès non autorisé, la divulgation, la copie, la perte, la destruction, l’utilisation ou la modification.
  3. Les méthodes et les mesures de protection employées devront inclure, sans jamais s’y limiter, des fichiers, bureau et zones d’entreposage verrouillés, des cotes de sécurité et un accès réservé aux personnes qui ont besoin de savoir, ainsi que des mesures technologiques comme les mots de passe, le cryptage et les pare-feu.
  4. Le niveau de mesures de protection utilisées par Football Canada sera directement lié au niveau de sensibilité des renseignements personnels recueillis.
  5. Les étapes suivantes seront suivies pour garantir la sécurité :
    • a) Les renseignements sur papier seront sous la supervision ou rangés dans une zone restreinte ou verrouillée.
    • b) Le matériel électronique sera sous supervision ou sécurisé dans une zone restreinte ou verrouillée. De plus, les mots de passe sont utilisés sur les ordinateurs.
    • c) Les renseignements sur papier sont transmis par enveloppes scellées et adressées ou dans des boîtes par un service de courrier/livraison reconnu.
    • d) Les renseignements électroniques sont transmis par ligne directe ou sont cryptés.
    • e) Les consultants et agences de l’extérieur profitant d’un accès aux renseignements personnels devront fournir les assurances appropriées à Football Canada en matière de confidentialité.
OUVERTURE

Une organisation devra rendre facilement disponibles aux personnes les renseignements spécifiques à propos de ses politiques et pratiques liés à la gestion des renseignements personnels.

  1. Football Canada devra divulguer publiquement (par l’entremise du site Web ou sur demande en contactant l’agent(e) de protection de la vie privée) les méthodes par lesquelles Football Canada manipule les renseignements personnels.
  2. L’information disponible peut comprendre, mais sans s’y limiter :
    • Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de l’agent(e) de protection de la vie privée de Football Canada.
    • Les formulaires requis pour accéder aux renseignements personnels ou les modifier.
    • Une description du type de renseignements personnels gardés par Football Canada et de l’usage général de ces renseignements.
ACCÈS INDIVIDUEL

Sur demande, les personnes seront informées sur l’existence, l’utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels et elles auront accès à ces renseignements. Une personne devra être capable de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements afin de les modifier comme il convient.

  1. Sujet aux lois en vigueur et sur avis raisonnable par écrit, Football Canada permettra l’accès à une personne et à l’examen des renseignements personnels maintenus par Football Canada.
  2. Football Canada fournira les renseignements demandés en temps opportun et dans un format compréhension sans frais ou à un montant nominal dû à la photocopie et aux dépenses d’expédition.
  3. Football Canada devra divulguer la source de l’information au moment d’une demande et fournir un compte de tiers à ceux à qui l’information peut avoir été divulguée.
  4. Si la personne croit que des renseignements personnels sont incomplets ou incorrects, la personne peut aviser Football Canada de mettre les renseignements à jour. L’information sera corrigée par Football Canada en temps opportun. Si l’information est sujette à l’interprétation ou s’il s’agit d’une opinion, Football Canada ne changera pas le dossier de renseignements, mais peut annoter le dossier pour indiquer les vues de la personne. Les tiers touchés devront aussi être mis au courant des corrections.
  5. Football Canada peut demander suffisamment d’information pour confirmer l’identité d’une personne avant de libérer les renseignements personnels à cette personne.
  6. Les personnes pourraient se voir refuser l’accès à leurs renseignements personnels. Face à ce refus, Football Canada devra aviser la personne des raisons d’un tel refus et les dispositions connexes de la LPRPDE. Le refus de demande peut reposer sur un des facteurs suivants :
    • Le coût de communication du renseignement est prohibitif
    • L’information contient une référence à d’autres personnes
    • L’information est soumise au secret professionnel de l’avocat ou relative au litige
    • Raisons légales, de sécurité ou commerciales exclusives
CONTESTER LA CONFORMITÉ

Une personne devra adresser toute contestation de la conformité à ces principes et à la LPRPDE à l’agent(e) de protection de la vie privée.

  1. Football Canada devra avoir des procédures en place pour résoudre de possibles griefs.
  2. Sur réception d’une contestation, Football Canada devra accuser réception de la plainte, clarifier la nature de cette plainte et de rendre les procédures de plainte facilement disponibles et accessibles.
  3. L’agent(e) de protection de la vie privée devra examiner et enquêter toutes les allégations d’infractions à la politique et/ou les plaintes dans les plus brefs délais. L’examen se penchera sur les pratiques et les procédures utilisées et il déterminera les mesures appropriées à adopter.
  4. L’agent(e) de protection de la vie privée produira un rapport écrit pour Football Canada dans les vingt-huit (28) jours de réception de la plainte.
  5. L’agent(e) de protection de la vie privée devrait aviser le plaignant ou la plaignante des résultats de l’enquête et des mesures prises pour rectifier la contestation dans les trente (30) jours de la plainte originale.
CONFIDENTIALITÉ SUR INTERNET

Football Canada respecte la confidentialité de ses usagers Internet et protègera cette confidentialité aussi vigoureusement que possible.

  1. Football Canada ne recueille pas de renseignements qui identifient personnellement les personnes à l’exception quand les personnes offrent de telles informations sur une base volontaire.
  2. Football Canada ne recueillera des renseignements que sur une base volontaire par l’usager et s’engager à maintenir ces renseignements strictement confidentiels. Les renseignements individuels fournis à Football Canada pour obtenir un accès à son site Web ne pourront pas être vendus ni mis à la disposition d’un tiers.
  3. Football Canada se réserve le droit de mener des analyses statistiques du comportement et des caractéristiques des usagers afin de mesurer l’utilisation du site Web et l’intérêt envers le site pour améliorer son design et la navigation. Seules les données cumulatives devront être utilisées et uniquement à ces fins.
  4. Les usagers devront aussi être conscients que certains renseignements et données non personnelles pourraient être automatiquement recueillis par Football Canada par l’exécution des témoins (cookies). Ces témoins sont de petits fichiers de texte qui identifie le navigateur d’un ordinateur individuel qui entre sur un site Web. Ils permettent au site de suivre le mouvement de ce navigateur à travers le site sur plusieurs sessions. Par les témoins, un site Web peut reconnaître les utilisateurs fréquents, faciliter l’accès de l’usager au site ainsi que son utilisation et permettre au site de suivre le comportement d’utilisation ce qui permet d’apporter des améliorations au contenu.
  5. Si les personnes ne veulent pas qu’un témoin soit placé sur leur ordinateur par Football Canada, ils peuvent désactiver les témoins en modifiant les préférences dans leur navigateur Netscape, Internet Explorer ou autre.
  6. Si les personnes désirent être informées de l’apparition de témoins, ils peuvent activer la fonction de message d’avertissement en modifiant la section d’avertissement de témoins.
  7. Les personnes devraient être au courant que d’autres sites ayant un lien vers ou sur le site Web de Football Canada pourraient ne pas partager les mêmes politiques que Football Canada.
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À FOOTBALL CANADA

L’agent(e) de la protection de la vie privée à Football Canada est responsable des politiques et pratiques de Football Canada relativement à la gestion des renseignements personnels et il est celui (ou elle est celle) à qui les plaintes et demandes peuvent être envoyées.

 

Football Canada
100-2255 St. Laurent
Ottawa, ON K1G 4K3
Tél. : 613-564-0003
Téléc. : 613-564-6309
Courriel : communications@footballcanada.com

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